BENGKULU, REALITAPOST.COM — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Bengkulu melaksanakan penilaian usul serah dan usul musnah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkulu utara sebanyak kurang lebih 5 ton, dan menyampaikan teknis pemusnahan arsip oleh ibu Hijranita, SKM. M.Si di dampingi ibu Hj. Zurlely, SE. MM., yang bertempat di Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bengkulu Utara, Kamis (8/11).
Dalam kesempatan itu, Kepala Dinas DPK Provinsi Bengkulu Meri Sasdi menyampaikan bahwa salah satu tahapan dalam manajemen kearsipan adalah penyusutan, yaitu kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip yang sudah jarang digunakan oleh unit pengolah ke unit kearsipan, menyerahkan arsip yang bernilai guna skunder dari unit kearsipan instansi ke lembaga kearsipan, dan memusnahkan arsip yang tidak lagi memiliki nilai kegunaan baik bagi instansi pencipta maupun diluar instansi pencipta/pihak lain.
Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Dan sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna sekunder yaitu arsip yang mengandung nilai guna bukti dan informasional.
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang penuh resiko karena menyangkut “penghapusan alat bukti”. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam melakukan pemusnahan terhadap suatu arsip maka akan berakibat fatal yaitu termusnakannya alat bukti yang seharusnya tidak boleh dimusnahkan dan tidak ada penggantinya. Namun demikian hal ini tidak dapat dijadikan alasan bagi setiap instansi merasa ketakutan untuk melakukan kewajiban pemusnahan.(ADV)
